Qué es Makigami
Mirada conversacional de los flujos de trabajo
La técnica Makigami nació en la industria japonesa muchos años antes que los diagramas Value Steam Mapping (VSM). Su nombre deriva de la palabra “trabajo con papeles” y tiene el propósito de realizar un mapa sobre la forma como se realizan los procesos, se coordinan acciones y se generan resultados en cualquier tipo de proceso empresarial.
La ventaja de Makigami es la facilidad que ofrece para observar deficiencias de los procesos o “mudas”, especialmente los humanos, causados por la falta de coordinación de acciones entre las personas de los diferentes departamentos y áreas.
El Makigami es una herramienta japonesa de mejora de procesos desarrollada por Okamura-san en la década de 1990 en Fujico, Japón.
Creado para optimizar procesos administrativos complejos, permite visualizar los desperdicios y las ineficiencias que suelen pasar desapercibidos en oficinas y áreas de soporte.
A través de un mapa de procesos visual, el Makigami combina flujos de trabajo, roles, tiempos y problemas detectados, identificando retrabajos, esperas y actividades que no agregan valor.
A diferencia del Value Stream Mapping (VSM), que sigue un enfoque lineal centrado en el flujo de materiales, el Makigami ofrece una visión global de la coordinación entre personas y áreas, permitiendo estudiar cómo interactúan los distintos actores dentro del proceso.
Hoy se aplica tanto en manufactura como en servicios administrativos y se ha expandido internacionalmente, convirtiéndose en un referente para la mejora de procesos administrativos. Esta herramienta no solo muestra el proceso, sino que permite transformarlo en uno ágil y medible, optimizando la coordinación humana y asegurando que las mejoras se implementen de manera efectiva.
Características de la técnica Makigami
El Makigami se construye mediante un mapa visual del proceso que integra flujos de trabajo, roles, tiempos y actividades.
Su verdadera potencia aparece cuando se identifican y grafican los puntos de interacción entre personas donde existen problemas de coordinación.
En estos puntos, el Makigami permite hacer visibles las conversaciones necesarias que deben establecerse o mejorarse, conversaciones que conducen a compromisos claros y efectivos entre quienes participan en el flujo de trabajo.
De este modo, el Makigami no solo representa el proceso, sino que se convierte en una herramienta para mejorar la coordinación humana, alinear expectativas y asegurar que los compromisos se cumplan, transformando procesos complejos en flujos de trabajo más confiables y eficientes.
La anatomía de la coordinación impecable a través de conversaciones
Este gráfico presenta la Anatomía de la Acción, desarrollada por Robert Dunham, que explica la lógica mediante la cual se generan los resultados en una organización. Habitualmente se asume que los resultados se obtienen modificando directamente las acciones, los procedimientos o las tareas. Sin embargo, este modelo muestra que las acciones están precedidas por conversaciones, y que son precisamente las conversaciones que se tienen —o no se tienen— y la calidad de estas, las que determinan si los resultados se logran o no.
La Anatomía de la Acción describe cómo, a través de conversaciones orientadas a pedidos, ofertas, promesas y compromisos, las personas coordinan acciones y construyen confianza. Cuando estas conversaciones son claras, explícitas y confiables, las acciones se ejecutan de manera efectiva y los resultados se producen. Por el contrario, conversaciones incompletas, implícitas o mal gestionadas generan quiebres de coordinación, retrasos, retrabajos y resultados insatisfactorios.
Utilizamos la Anatomía de la Acción como herramienta central de análisis en los diagramas Makigami, ya que permite identificar conversaciones faltantes, débiles o mal diseñadas en los puntos de interacción del proceso. Al integrar ambos enfoques, no solo se visualiza el flujo de trabajo, sino también la calidad de la coordinación humana que lo sostiene, haciendo posible intervenir de manera precisa para mejorar compromisos, ejecución y resultados de forma sostenible.